E-mail é pra descomplicar

Publicado no Jornal do Commercio

O excesso de mensagens anda atrapalhando sua vida? Crie regras para não perder o controle nem virar escravo do e-mail.

Tem coisa pior que uma noite de insônia para quem precisa estar com toda a disposição para trabalhar um dia inteiro? Tem: uma caixa de e-mail cheinha para checar. Segundo uma pesquisa da London University, o QI (Quociente de Inteligência) das pessoas cai 10 pontos quando se tenta administrar o correio eletrônico e trabalhar ao mesmo tempo.

O déficit é 2,5 vezes maior até do que o apresentado por uma pessoa que fumou maconha, por exemplo. Mas a verdade é que se a labuta diária fica prejudicada, torna-se praticamente inviável sem o entra-e-sai de mensagens.

Um único e-mailzinho que seja resolve questões que antes rendiam vários comunicados. O problema é que não pára por aí. Os spams estão mais disseminados do que nunca e sempre tem aquelas tias entusiasmadas com o botão de Enviar, ou aqueles amigos que todo dia mandam piadas, os especialistas em correntes, os tarados, os golpistas...

Pronto: eis uma caixa abarrotada de lixo – e um expediente ameaçado para tentar reverter a situação. A não ser que o internauta tenha estratégias de uso do e-mail bem traçadas. Usuário de correio eletrônico desde 1994, o técnico de suporte em TI Everaldo Júnior domina um arsenal de técnicas. Segundo ele, que administra pelo menos cinco contas de e-mail, o principal é livrar as caixas do spam, configurando filtros que deletam mensagens indesejadas ou criando uma lista negra aos poucos.

O diretor comercial da empresa paulista e-Trust, Marcelo Giroleti, assina embaixo da dica. Para ele, spams e vírus chegaram a distorcer a função primordial do e-mail, que era de permitir a troca de informações de forma ágil e simples. "As pessoas começaram a enxergar de uma maneira diferente e com uma importância menor as mensagens que chegam toda hora às caixas-postais."

Everaldo recomenda uma boa arrumação na caixa. O ideal, diz, é configurar o software de correio eletrônico para baixar em pastas separadas e-mails que tratam de assuntos específicos, como listas de discussão e grupos de produção. "Aí a pessoa dá prioridade ao que quiser." Outra saída é habilitar a função de arquivo morto de programas como o Outlook (Ferramentas/Opções/Arquivo morto). O recurso permite que as mensagens mais antigas sejam transferidas para essa pasta.

Para alguns usuários, estar sempre de olho na caixa-postal não atrapalha a produtividade. É o caso da gerente de Informação e Sistemas do Centro de Informática (CIn) da Universidade Federal de Pernambuco, Marlice Novaes. "Para mim, checar e-mail é como respirar", diz. Com a caixa sempre lotada, ela diz que às vezes uma breve mensagem muda o curso do dia ou, pelo menos, inviabiliza uma atividade em curso.

"Interrompo o que for, até telefonema, para resolver um problema que chega por e-mail." E não são poucos, conta. "O método mais usado de comunicação no trabalho hoje é o correio eletrônico. A gente resolve mais coisas com ele que telefonando ou se encontrando", conta a gerente, que recebe uma média de 100 e-mails por dia, mas só responde uns 30. "Centralizo tudo numa caixa de entrada só. Acho mais simples." E nem um pouco antiprodutivo. "Se paro alguma coisa que estou fazendo, é porque aquela mensagem é mais importante. Então, é bom que tenha chegado logo", afirma.